Office manager (H/F/X)

Créée en 2009, Top On Web est une société spécialisée dans la création, le référencement de sites Internet dans les moteurs de recherche ainsi que dans la mise en place de stratégies de communication Internet afin d’améliorer la présence promotionnelle des PME sur le web.

Dans le cadre du développement de notre société, nous recherchons pour renforcer notre équipe, un.e Office Manager. Il/elle sera la charnière entre l‘équipe interne et l‘équipe du client.

En tant qu’Office Manager, vous assurez le support administratif des équipes et vous contribuez au bon fonctionnement de notre bureau. Cette fonction polyvalente est destinée à une personne autonome, organisée, orientée solution.

Vous travaillez depuis notre bureau de Nivelles et collaborez au quotidien avec la direction de l’agence.

Description de la fonction

Mission Comptabilité - Facturation - Achats

Émission des factures sortantes :

  • Impression des factures récurrentes
  • Envoi des factures aux clients
  • Encodage des factures manuelles dans le système informatique

Pris en charge la gestion des factures entrantes :

  • Approbation auprès des interlocuteurs concernés
  • Paiement des factures
  • Transmission des factures auprès de notre partenaire comptable

Mission RH

  • Suivi des états de prestation et transmission des informations au secrétariat social (congés, maladie, absence, …)
  • Préparation des contrats de travail
  • La tenue des dossiers du personnel
  • Relation avec le secrétariat pour toute question relative au suivi du personnel

Mission Administrative

  • Réception physique des clients, des fournisseurs et des appels téléphoniques
  • Traitement et dispatch de la boite email centrale et des courriers entrants/sortants
  • Achat et gestion des fournitures (économat)
  • Prise en charge du matériel technique (imprimante, téléphonie)
  • Gestion et tenue des locaux
  • Organisation des réunions et des événements en interne
  • Encodage des nouveaux contrats dans le système informatique
  • Diverses tâches administratives liées aux dossiers clients

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bachelier en marketing, communication ou secrétariat

  • Vous communiquez aisément à l’oral et à l’écrit en Français
  • Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bachelier
  • Vous avez au moins de 5 ans d’expérience sur des missions similaires ou, à défaut, vous présentez toutes les qualités requises
  • Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
  • Vous avez une excellente communication écrite et verbale en français
  • Vous êtes structuré(e), rigoureux(se) et très organisé(e)
  • Vous faites preuve de réactivité et proactivité
  • Vous avez une bonne gestion du temps et des priorités
  • Vous savez garder la confidentialité des dossiers que vous traitez
  • Vous êtes autonome dans les tâches de votre mission
  • Vous êtes orienté(e) solution

Notre offre pour le poste d'Office Manager

  • Un contrat à durée indéterminée à mi-temps dans une société en pleine croissance
  • Une fonction qui fera appel à la fois à votre rigueur et à votre sens de l’organisation
  • Une rémunération attractive en fonction de votre expérience
  • Date d’engagement : Février 2021

Vous êtes intéressé(e) ?

Alors envoyez-nous votre C.V. avec photo ainsi qu’une lettre de motivation par e-mail à g.goorman@toponweb.be.

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